講演会の講師へ依頼するとき、何を書けば失礼にならないか、どこまで決めてから連絡すべきか迷う担当者は少なくありません。
結論から言えば、テーマが完全に決まっていなくても相談できます。ただし、候補日や対象者が何も分からないと、講師は日程も見積もりも回答できません。
最初の問い合わせで伝えたい十項目を整理します。
1．主催団体と担当者名
学校名、PTA名、自治体名、企業名など、正式な団体名を伝えます。担当者の氏名、連絡先、連絡を取りやすい時間帯も書きます。
講演会の講師依頼では、誰が決定権を持つかも大切です。担当者が情報収集の段階なら、そのことを伝えて問題ありません。
2．開催候補日
第一希望だけでなく、第二、第三希望があると日程調整が進みやすくなります。
年度行事は早く予定が埋まることがあります。開催月だけ決まっている場合も、平日か休日か、午前か午後かを伝えてください。
3．開催地と会場
都道府県、市区町村、会場名、最寄り駅を伝えます。講師料とは別に交通費や宿泊費が必要になるため、見積もりに欠かせません。
体育館、教室、ホール、オンラインなど、開催場所の種類も書きます。
4．対象者と学年
小学生、中学生、高校生、保護者、教職員、社員など、主な対象者を明記します。小学生の場合は、低学年と高学年のどちらが中心かも重要です。
対象者が複数いる場合
児童と保護者が一緒に聞くのか、時間を分けるのかを伝えます。対象者ごとに講演テーマや言葉を調整できる場合があります。
5．参加予定人数
数十人の研修と、全校児童・生徒が参加する講演会では、問いかけや実技の方法が変わります。おおよその人数で構いません。
6．講演会の目的
「キャリア教育」「子育て」というテーマ名だけでなく、なぜ開催するのかを書きます。
たとえば、「進路を決める前に、失敗しても選び直せることを知ってほしい」「保護者が子どもの話を急いで評価せずに聞くきっかけをつくりたい」などです。
目的が具体的であるほど、講師は内容を合わせられます。
7．希望するテーマ
希望があれば書きます。決まっていない場合は、「目的に合うテーマを提案してほしい」と伝えます。
講演テーマと開催形式には、キャリア教育、スポーツ・コーチング、コミュニケーション、子育ての例を掲載しています。
8．希望時間と当日の流れ
講演時間、質疑応答、実技、休憩を含む全体時間を伝えます。式典の一部として行う場合は、講師の持ち時間を明確にします。
9．実技やワークの希望
講演のみか、実技を入れたいか、なわとび教室を併設したいかを伝えます。会場の広さ、床の状態、着替えの必要性も確認します。
実技付き講演会の利点も参考にしてください。
10．予算の目安
講師料、交通費、宿泊費を含めた予算の目安を伝えます。上限が決まっている場合は、最初に共有した方が現実的な形式を提案できます。
講演会の費用と予算の考え方で、見積もりの確認項目を説明しています。
講師依頼は決まっている情報から相談する
十項目がすべて確定していなくても、候補日、開催地、対象者、目的が分かれば最初の相談はできます。
問い合わせ後に内容と見積もりを確認し、校内やPTA内で検討する流れで問題ありません。講師依頼を急いで確定するのではなく、目的と条件が合うかをすり合わせてください。
依頼後の打ち合わせで決めること
講演で扱う内容と扱わない内容
テーマ名が同じでも、対象者によって必要な事例は異なります。成功体験、けが、挫折、子育て、対話、実技のうち何を中心にするかを決めます。参加者の背景から避けたい表現や、学校側がすでに授業で扱った内容も共有すると、重複や行き違いを減らせます。
当日の進行と役割分担
講師紹介を誰が読むか、質疑応答を行うか、写真撮影やサイン対応があるか、終了後の案内を誰が伝えるかを決めます。実技を含む場合は、安全管理、参加者の誘導、用具準備を講師と主催者のどちらが担当するかも明確にします。
記録と公開の範囲
写真や動画を撮影する場合は、講師だけでなく参加者の同意と学校・団体の規程を確認します。SNSや広報誌へ掲載する範囲、講演内容の録音・配信・二次利用の可否は、撮影前に合意してください。内部記録と一般公開を分けて扱うことが重要です。
Googleフォームから講演会を相談できます
粕尾将一講演会は、全国出張に対応し、オンラインは内容に応じて相談を承ります。45分から90分の講演、実技付き講演、なわとび教室の併設が可能です。
